Transkrypcja aktu małżeństwa zawartego za granicą: co wymaga USC, krok po kroku.

Transkrypcja to wierne i literalne przeniesienie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego (art. 104 ust. 1 i 2 Prawa o aktach stanu cywilnego). Kierownik USC nie ocenia, czy małżeństwo było „dobrze” zawarte; przepisuje to, co jest w zagranicznym akcie, i od tej chwili istnieje polski akt małżeństwa, z którego można pobierać odpisy jak z każdego innego. Starsza nazwa tej samej procedury to umiejscowienie aktu; w internecie i w rozmowach w urzędach wciąż się jej używa.

Małżeństwo zawarte za granicą jest w Polsce ważne bez transkrypcji. Ale zgodnie z art. 104 ust. 5 transkrypcja jest obowiązkowa, gdy obywatel polski, którego akt dotyczy, ubiega się o polski dokument tożsamości lub o numer PESEL, oraz gdy posiada polski akt stanu cywilnego i chce, by zdarzenie zostało w nim odnotowane. W praktyce oznacza to, że bez transkrypcji:

• nie zmienisz nazwiska po ślubie w polskich dokumentach ani nie wyrobisz dowodu i paszportu na nowe nazwisko,
• nie zarejestrujesz w Polsce urodzenia dziecka z tego małżeństwa tak, by w akcie dziecka figurowało małżeństwo rodziców,
• będziesz przy każdej polskiej sprawie (spadek, rozwód, kredyt, ZUS) przedstawiać zagraniczny akt z tłumaczeniem od nowa.

Jeśli natomiast nie zmieniasz nazwiska, nie planujesz dzieci rejestrowanych w Polsce i nie potrzebujesz polskich dokumentów na nowe dane, transkrypcja jest dobrowolna. Większość par robi ją tak czy inaczej, bo załatwia sprawę raz na zawsze.

• Urzędowy odpis zagranicznego aktu małżeństwa, najlepiej zupełny (ze wzmiankami). Uwaga: dokument wręczony podczas ceremonii nie zawsze jest odpisem urzędowym. W Irlandii odpis wydaje General Register Office po rejestracji ślubu, w Anglii i Walii GRO lub lokalny register office (certified copy of an entry of marriage), w Szkocji NRS (extract), w Hiszpanii Registro Civil (certificación literal), w Portugalii Conservatória do Registo Civil (certidão de casamento).
• Tłumaczenie przysięgłe aktu na język polski. Art. 31 PASC wymaga, by dokument w języku obcym był złożony z urzędowym tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości albo przez konsula. Tłumaczenie obejmuje całość: treść, wzmianki, pieczęcie, apostille. To jest część, którą robimy: tłumaczenie aktu małżeństwa, 149,99 zł za stronę.
• Apostille na oryginale, jeśli kraj ślubu jest poza Unią (szczegóły niżej).
• Wniosek o transkrypcję (formularz USC) i dowód tożsamości wnioskodawcy.
• Oświadczenia o nazwiskach noszonych po ślubie i o nazwiskach dzieci, jeśli zagraniczny akt ich nie zawiera (art. 106 PASC).
• Dowód opłaty skarbowej 50 zł za odpis zupełny wydawany po transkrypcji; przy pełnomocniku 17 zł za pełnomocnictwo, chyba że pełnomocnikiem jest małżonek, rodzic, dziecko lub rodzeństwo.

Zanim zamówisz tłumaczenie, sprawdź, czy zagraniczny urząd nie może wydać odpisu wielojęzycznego: państwa konwencji wiedeńskiej z 1976 roku (Hiszpania, Portugalia, Niemcy, Włochy, Francja i inne) wydają odpisy skrócone na jednolitym formularzu, a w całej Unii można dołączyć wielojęzyczny formularz z rozporządzenia 2016/1191. Polski USC zazwyczaj przyjmuje je bez tłumaczenia, choć do transkrypcji może i tak poprosić o odpis zupełny. Irlandia i Wielka Brytania odpisów wielojęzycznych nie wydają, więc ich akty zawsze wymagają tłumaczenia.

W polskim akcie małżeństwa są rubryki na nazwiska małżonków po zawarciu małżeństwa i na nazwisko dzieci. Wiele zagranicznych aktów, zwłaszcza irlandzkich i brytyjskich, tych informacji nie zawiera, bo tamtejsze prawo nie wiąże zmiany nazwiska z aktem ślubu. Dlatego przy transkrypcji małżonkowie składają oświadczenia o wyborze nazwisk (art. 106 ust. 1 PASC): każde może zachować swoje, przyjąć nazwisko drugiego albo połączyć oba (maksymalnie dwuczłonowe). Jeśli oświadczeń nie ma, do aktu wpisuje się nazwiska dotychczasowe, a późniejsza zmiana wymaga osobnej procedury. Tłumaczenie przysięgłe oddaje nazwiska dokładnie tak, jak są w zagranicznym akcie i w paszportach; wyboru nazwiska nie da się „przetłumaczyć”, trzeba go zadeklarować w USC.