Tłumaczenie przysięgłe z podpisem kwalifikowanym: dlaczego plik jest ważny, a wydruk nie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis elektroniczny składany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (w Polsce m.in. Certum, Krajowa Izba Rozliczeniowa, EuroCert, Cencert) po sprawdzeniu tożsamości podpisującego, i przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu (karta kryptograficzna, token lub podpis w chmurze). Certyfikat wiąże podpis z konkretną osobą: imieniem, nazwiskiem i, w przypadku tłumacza przysięgłego, często także z jego numerem wpisu na listę.

Podpis jest matematycznie związany z treścią pliku. Jeśli po podpisaniu zmieni się choć jeden znak, czytnik PDF pokaże, że podpis jest nieważny albo że dokument został zmodyfikowany. Dlatego podpis kwalifikowany daje odbiorcy dwie rzeczy naraz: pewność, kto podpisał, i pewność, że treść jest dokładnie taka, jaką podpisano. Pieczęć na papierze nie daje drugiej z nich.

Podpis kwalifikowany istnieje tylko w pliku. Wydruk podpisanego PDF pokazuje graficzną „naklejkę” podpisu, ale nie da się z niej niczego zweryfikować; wydruk jest kopią, nie tłumaczeniem przysięgłym. To najważniejsza rzecz do zapamiętania z tego poradnika.

Dwa akty prawne decydują o tym, że PDF z podpisem tłumacza jest tłumaczeniem przysięgłym:

• Rozporządzenie eIDAS (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014), art. 25 ust. 2: kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Art. 25 ust. 3: kwalifikowany podpis oparty na certyfikacie wydanym w jednym państwie Unii jest uznawany jako kwalifikowany we wszystkich pozostałych. Rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio, bez implementacji, w całej Unii, w tym w Irlandii, Hiszpanii i Portugalii.
• Ustawa z 25 listopada 2004 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego, art. 18: tłumacz przysięgły poświadcza tłumaczenia pieczęcią i podpisem, a tłumaczenia w postaci elektronicznej może poświadczyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Formuła poświadczenia, numer repertorium i informacja o formie dokumentu źródłowego (oryginał, kopia, dokument elektroniczny) są wymagane w obu formach.

Skutek: tłumaczenie przysięgłe w PDF podpisane kwalifikowanym podpisem tłumacza z listy Ministra Sprawiedliwości spełnia wymóg tłumaczenia „przez tłumacza przysięgłego” w każdym postępowaniu, w którym przepis dopuszcza dokument elektroniczny, a przepisy o postępowaniu administracyjnym i wiele przepisów szczególnych dopuszczają je od lat. Wielka Brytania po brexicie nie jest już objęta eIDAS, ale brytyjskie urzędy i tak nie wymagają tłumacza przysięgłego, tylko oświadczenia tłumacza, więc podpis kwalifikowany jest tam dodatkiem, nie warunkiem.

Prawo jest po stronie pliku, praktyka urzędów dogania prawo. Papier z pieczęcią bywa potrzebny w czterech sytuacjach:

• Czynność odbywa się na papierze. Transkrypcja aktu w USC składana osobiście, rejestracja auta w wydziale komunikacji, sprawa w sądzie prowadzona w aktach papierowych: urzędnik chce włączyć do akt egzemplarz, który może fizycznie podpiąć do wniosku. Wiele USC i wydziałów komunikacji tak pracuje.
• Odbiorca wymaga apostille lub legalizacji na tłumaczeniu. MSZ poświadcza podpis tłumacza na egzemplarzu papierowym z pieczęcią; e-apostille na tłumaczeniach nie jest jeszcze standardem.
• Odbiorca za granicą nie potrafi zweryfikować podpisu. Rzadkie w Unii, częstsze poza nią.
• Dokument ma być trwale złączony z oryginałem lub kopią. Tłumacz zszywa i pieczętuje komplet; niektóre notariaty i sądy tego oczekują.

W każdym z tych przypadków zamów egzemplarz papierowy z pieczęcią i podpisem tłumacza (u nas +79,99 zł za zlecenie, pocztą) zamiast drukować PDF: wydruk pliku nie jest tłumaczeniem przysięgłym. Jeśli nie wiesz, czego wymaga Twój urząd, zapytaj go albo zapytaj nas; wolimy, żebyś nie płacił za papier, którego nie potrzebujesz, ale też żebyś nie wracał do urzędu drugi raz.