Poradnik · Konwencja haska 1961 · MSZ · NAWA · kuratoria · FCDO · Apostille, potem tłumaczenie

Apostille: kto ją wydaje, kiedy jest potrzebna i co zrobić najpierw.

Poświadczenie z konwencji haskiej. W Polsce wydaje ją MSZ, NAWA lub kuratorium. Między krajami Unii zwykle niepotrzebna. Najpierw apostille, potem tłumaczenie.

Apostille to jedno z najczęściej mylonych słów w sprawach urzędowych: część osób zamawia ją niepotrzebnie, część zapomina o niej i traci tygodnie, a część tłumaczy dokument przed apostille i musi tłumaczyć drugi raz. Ten poradnik porządkuje, co apostille potwierdza, kto ją wydaje dla polskich i zagranicznych dokumentów, kiedy Unia z niej zwalnia i w jakiej kolejności ma się do tłumaczenia przysięgłego. My apostille nie wydajemy; tłumaczymy dokumenty, które już ją mają.

Sprawdź cenę tłumaczenia WhatsApp Kto wydaje
  • Pięć krajów jedna firma: PL, IE, UK, ES, PT
  • Realizacja 24–72 h przysięgłe 48–72 h, zwykłe 24–48 h
  • Tłumacz przysięgły z listy Ministra Sprawiedliwości
  • 100 % poufności zgodnie z RODO
  • WhatsApp odpowiedź w kilka minut

Czym jest apostille i co potwierdza

Apostille (wym. „apostij”, nieodmienne, rodzaj żeński lub nijaki w praktyce urzędowej) to poświadczenie wprowadzone Konwencją haską z 5 października 1961 roku znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Państwo, które wydało dokument, umieszcza na nim (lub dołącza do niego) jednolity formularz z dziesięcioma rubrykami: kraj, kto podpisał, w jakim charakterze, jaką pieczęcią, gdzie, kiedy, przez kogo poświadczono, numer, pieczęć, podpis. Od tej chwili każde inne państwo konwencji przyjmuje dokument jako autentyczny, bez wizyty w konsulacie.

Apostille potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci i uprawnienia osoby, która dokument podpisała. Nie potwierdza treści dokumentu ani tego, że jest aktualny; urząd, który dokument przyjmuje, nadal może wymagać, by był wydany niedawno. Apostille jest częścią dokumentu: gdy tłumaczy się dokument przysięgle, tłumaczy się także apostille.

Stronami konwencji jest ponad 120 państw, w tym Polska, wszystkie państwa Unii, Wielka Brytania, Stany Zjednoczone, Ukraina, Turcja, Kanada od 2024 roku, Brazylia, Indie, Australia. Dokument z państwa spoza konwencji (na przykład z Kanady przed 2024 rokiem, z Egiptu, z Wietnamu) wymaga zamiast apostille legalizacji konsularnej.

Kto wydaje apostille w Polsce

W Polsce apostille wydają trzy rodzaje organów, zależnie od dokumentu:

  • Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Referat ds. Legalizacji) dla większości dokumentów: aktów stanu cywilnego z USC, zaświadczeń o niekaralności z KRK, dokumentów urzędowych (ZUS, urząd skarbowy, urzędy wojewódzkie), tłumaczeń przysięgłych, oraz dokumentów sądowych i notarialnych, które wcześniej uwierzytelnia prezes sądu okręgowego (akty notarialne, wypisy, odpisy wyroków, pełnomocnictwa notarialne). Wniosek składa się osobiście, przez pełnomocnika lub korespondencyjnie.
  • NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej) dla dyplomów ukończenia studiów, suplementów, dyplomów doktorskich i habilitacyjnych oraz zaświadczeń o ukończeniu studiów wydanych przez polskie uczelnie.
  • Kuratoria oświaty dla świadectw szkolnych i innych dokumentów wydanych przez szkoły; Ministerstwo Edukacji dla świadectw maturalnych i dokumentów wydanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne oraz świadectw wydanych przez szkoły artystyczne (tu bywa właściwe Ministerstwo Kultury). Zanim złożysz wniosek, sprawdź w kuratorium, które jest właściwe dla Twojego dokumentu.

Apostille na tłumaczeniu przysięgłym wydaje MSZ, bo tłumacz przysięgły jest osobą zaufania publicznego wpisaną na listę Ministra Sprawiedliwości. Niektóre urzędy za granicą wymagają apostille zarówno na oryginale, jak i na tłumaczeniu; zapytaj odbiorcę.

Kiedy apostille nie jest potrzebna

Więcej dokumentów jest z apostille zwolnionych, niż ludzie sądzą. Trzy przypadki:

Między państwami Unii Europejskiej

Rozporządzenie (UE) 2016/1191 zwalnia dokumenty urzędowe dotyczące urodzenia, małżeństwa, zgonu, stanu cywilnego, miejsca zamieszkania, obywatelstwa i niekaralności z apostille i legalizacji między państwami Unii. Polski akt do Irlandii, Hiszpanii czy Portugalii i odwrotnie: bez apostille. Dyplomy i dokumenty notarialne nie są w pełni objęte, więc bywają wymagane z apostille.

Umowy dwustronne o pomocy prawnej

Polska ma umowy znoszące legalizację dokumentów urzędowych m.in. z Czechami, Słowacją, Węgrami, Austrią, Litwą, Ukrainą, Białorusią i Rosją. Dokument z tych krajów jest w Polsce przyjmowany bez apostille, choć urzędy nie zawsze o tym pamiętają; warto powołać się na umowę. Sprawdź aktualny status umowy, zanim na nią liczysz.

Wielojęzyczne odpisy aktów

Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego na formularzach konwencji wiedeńskiej z 1976 roku (Niemcy, Francja, Włochy, Hiszpania, Portugalia, Holandia i inne) są przyjmowane bez tłumaczenia i, w państwach konwencji, bez legalizacji. Nie zastępują odpisu zupełnego, gdy urząd go wymaga.

Kiedy apostille jest jednak potrzebna

Dokumenty z Wielkiej Brytanii (po brexicie), Stanów Zjednoczonych, Turcji, Brazylii, Indii, Australii i innych państw konwencji spoza Unii; polskie dokumenty do tych państw; dyplomy i dokumenty notarialne nawet w Unii, gdy odbiorca ich wymaga. W razie wątpliwości zapytaj odbiorcę dokumentu, nie urząd, który go wydał.

Krok po kroku: polski dokument za granicę

Przykład: polski akt urodzenia lub dyplom do urzędu w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Turcji albo do irlandzkiej uczelni, która wymaga apostille.

  1. Sprawdź, czy apostille jest w ogóle potrzebna —

    Odbiorca w Unii: na akty i zaświadczenia o niekaralności zwykle nie (2016/1191). Odbiorca poza Unią lub dyplom, dokument notarialny: zwykle tak. Decyduje odbiorca dokumentu.
  2. Zdobądź właściwy oryginał —

    Świeży odpis zupełny aktu z USC, zaświadczenie z KRK, wypis aktu notarialnego, dyplom z suplementem. Apostille stawia się na oryginale lub urzędowym odpisie, nie na kserokopii.
  3. Uwierzytelnienie, jeśli dokument tego wymaga —

    Dokumenty sądowe i notarialne najpierw uwierzytelnia prezes sądu okręgowego właściwego dla sądu lub kancelarii, która dokument wydała. Akty z USC, KRK i dokumenty administracyjne tego kroku nie mają.
  4. Złóż wniosek o apostille we właściwym organie —

    MSZ dla aktów, KRK, dokumentów sądowych i notarialnych; NAWA dla dyplomów uczelni; kuratorium lub Ministerstwo Edukacji dla świadectw. Osobiście, przez pełnomocnika lub korespondencyjnie, z dowodem opłaty skarbowej.
  5. Zamów tłumaczenie przysięgłe całości —

    Prześlij nam skan dokumentu razem z apostille. Tłumacz przysięgły z listy Ministra Sprawiedliwości tłumaczy dokument i apostille; PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym w 48–72 godziny, egzemplarz papierowy pocztą, jeśli odbiorca go wymaga. 149,99 zł za stronę. Jeśli dokument ma trafić do Hiszpanii lub Portugalii, przygotujemy tłumaczenie w formacie tamtego kraju, bo tam działamy: tłumaczenia za granicę. Dokument do urzędu w Irlandii lub Wielkiej Brytanii zamówisz na tatkowski.com lub tatkowski.co.uk.
  6. Apostille na tłumaczeniu, tylko gdy odbiorca jej wymaga —

    Egzemplarz papierowy tłumaczenia przysięgłego z pieczęcią tłumacza składasz w MSZ, które poświadcza podpis tłumacza. Większość odbiorców tego nie wymaga; zapytaj, zanim zapłacisz drugą opłatę.

Dokument z zagranicy do Polski: kto wydaje apostille i czy jest potrzebna

Sześć krajów, z których dokumenty trafiają do nas najczęściej. Cztery pierwsze to kraje, w których działamy.

KrajCzy apostille do polskiego urzęduKto ją wydajeUwagi
IrlandiaNie na akty i zaświadczenia (Unia, 2016/1191); dyplomy bywają wymaganeDepartment of Foreign Affairs (Dublin, Cork)Akty z General Register Office bez wersji wielojęzycznej: zawsze tłumaczenie. Irlandia
Wielka BrytaniaZwykle tak (po brexicie)FCDO Legalisation Office, online i pocztąAkty, wyroki, DBS, dyplomy z apostille; UKVI w drugą stronę zwykle bez. Wielka Brytania
HiszpaniaNie na akty i zaświadczenia (Unia); dyplomy i dokumenty notarialne bywają wymaganeMinisterio de Justicia, Colegios Notariales, Tribunales Superiores de JusticiaRegistro Civil wydaje certificado plurilingüe. Hiszpania
PortugaliaNie na akty i zaświadczenia (Unia); dyplomy bywają wymaganeProcuradoria-Geral da RepúblicaConservatória wydaje odpisy wielojęzyczne. Portugalia
UkrainaFormalnie zwolnione umową dwustronną, w praktyce urzędy często wymagają; zapytaj odbiorcęMinisterstwo Sprawiedliwości (akty, sądy), Ministerstwo Edukacji i Nauki (dyplomy), MSZ (pozostałe)Nazwiska transliterujemy jak w paszporcie. ukraiński
Stany ZjednoczoneTakSecretary of State stanu, w którym wydano dokument; dokumenty federalne: Departament StanuAkty stanowe i hrabstw, FBI Identity History Summary, dyplomy poświadczone notarialnie przed apostille

Nazwy organów podajemy informacyjnie, na dzień publikacji; procedury i opłaty zmieniają się, więc sprawdź je u źródła przed złożeniem wniosku. Apostille tłumaczymy razem z dokumentem; sami jej nie uzyskujemy.

Ile kosztuje apostille i ile trwa

ElementKosztCzas
Apostille w MSZ (akty, KRK, dokumenty sądowe i notarialne, tłumaczenia)60 zł opłaty skarbowej za dokumentOsobiście zwykle na miejscu lub w kilka dni; korespondencyjnie dłużej
Uwierzytelnienie dokumentu sądowego lub notarialnego przez prezesa sądu okręgowegoWedług cennika sąduZwykle kilka dni
Apostille w NAWA (dyplomy uczelni)Według cennika NAWAW terminie urzędowym, zwykle do kilku tygodni
Apostille w kuratorium lub Ministerstwie Edukacji (świadectwa)Według cennika organuW terminie urzędowym
Apostille za granicą (FCDO, Secretary of State, Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy)Według cennika organuOd kilku dni do kilku tygodni
Tłumaczenie przysięgłe dokumentu z apostille (Tatkowski)149,99 zł za stronę; apostille to zwykle dodatkowe pół strony48–72 godziny; tryb pilny po indywidualnej wycenie, przed zapłatą

Opłaty i terminy urzędów podajemy informacyjnie, na dzień publikacji. Nasza część to tłumaczenie: cenę końcową widzisz przed zapłatą.

Najczęstsze błędy z apostille

Tłumaczenie przed apostille

Najdroższy błąd: tłumaczenie nie obejmuje apostille, odbiorca prosi o uzupełnienie, płacisz drugi raz. Najpierw apostille, potem tłumaczenie.

Apostille na dokument do kraju Unii

Polski akt urodzenia do Irlandii, Hiszpanii czy Portugalii apostille nie potrzebuje. Zaoszczędź opłatę i tydzień; zapytaj odbiorcę, zanim pójdziesz do MSZ.

Apostille w niewłaściwym organie

Dyplom uczelni do NAWA, świadectwo do kuratorium, akt do MSZ, akt notarialny najpierw do sądu okręgowego. MSZ odeśle dyplom, a NAWA akt.

Apostille na kserokopii

Apostille stawia się na oryginale lub urzędowym odpisie. Kserokopia, nawet poświadczona notarialnie, dostaje apostille tylko na poświadczenie notariusza, co nie zawsze wystarcza odbiorcy.

Stary dokument z nową apostille

Apostille nie odnawia dokumentu. Zaświadczenie o niekaralności sprzed roku z apostille z wczoraj wciąż jest zaświadczeniem sprzed roku; wiele urzędów wymaga dokumentu z ostatnich 3–6 miesięcy.

Mylenie apostille z legalizacją

Do państw spoza konwencji haskiej apostille nie działa; potrzebna jest legalizacja konsularna, opisana w poradniku legalizacja dokumentów.

Apostille: pytania i odpowiedzi

Apostille to poświadczenie wydawane na podstawie konwencji haskiej z 1961 roku, które potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci i charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument urzędowy. Dzięki niej dokument z jednego państwa konwencji jest uznawany w innym bez legalizacji konsularnej. Apostille nie potwierdza treści dokumentu, tylko to, że jest prawdziwy.
Ministerstwo Spraw Zagranicznych dla większości dokumentów: aktów stanu cywilnego, dokumentów sądowych, notarialnych, zaświadczeń z KRK, dokumentów urzędowych i tłumaczeń przysięgłych. Dyplomy uczelni i dokumenty o stopniach naukowych apostilluje NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej), świadectwa szkolne i maturalne kuratoria oświaty lub Ministerstwo Edukacji, zależnie od dokumentu. Dokumenty sądowe i notarialne wymagają najpierw uwierzytelnienia przez prezesa sądu okręgowego.
Najpierw apostille na oryginał, potem tłumaczenie przysięgłe całości, łącznie z apostille. Apostille jest częścią dokumentu, więc tłumaczenie wykonane wcześniej jej nie obejmie i odbiorca może poprosić o uzupełnienie. Wyjątek: gdy odbiorca za granicą wymaga apostille także na tłumaczeniu przysięgłym; wtedy tłumaczenie robi się po apostille na oryginale, a potem tłumaczenie samo dostaje apostille w MSZ.
Zwykle nie. Rozporządzenie (UE) 2016/1191 zwalnia dokumenty urzędowe wydane w jednym państwie Unii (akty stanu cywilnego, zaświadczenia o niekaralności, dokumenty o zamieszkaniu i inne wymienione w rozporządzeniu) z apostille i legalizacji w innym państwie Unii. Dyplomy i dokumenty notarialne nie są objęte rozporządzeniem w całości, więc bywają wymagane z apostille. Irlandia, Hiszpania i Portugalia są w Unii; Wielka Brytania po brexicie nie.
Po brexicie zwykle tak. Wielka Brytania jest stroną konwencji haskiej, ale nie obejmuje jej rozporządzenie 2016/1191, więc brytyjskie akty, wyroki, zaświadczenia DBS i dyplomy do polskich urzędów wymagają apostille z FCDO (Foreign, Commonwealth and Development Office). Apostille tłumaczymy razem z dokumentem.
Opłata skarbowa za apostille w MSZ wynosi 60 zł za dokument; NAWA i kuratoria mają własne opłaty. Czas: wniosek złożony osobiście w MSZ jest zwykle załatwiany na miejscu lub w kilka dni, korespondencyjnie dłużej; NAWA i kuratoria w terminach urzędowych. Podajemy to informacyjnie: apostille uzyskujesz sam w urzędzie, my tłumaczymy gotowy dokument.
Nie. Apostille wydaje organ państwa, które wydało dokument: dla polskich dokumentów MSZ, NAWA lub kuratorium, dla zagranicznych organ tamtego kraju. Nie pośredniczymy w jej uzyskaniu i nie doliczamy jej do ceny. Robimy tłumaczenie przysięgłe dokumentu razem z apostille, 149,99 zł za stronę, i mówimy wprost, czy w Twojej sprawie apostille jest potrzebna.
Zamiast apostille potrzebna jest legalizacja: dokument uwierzytelnia organ kraju wydania, a potem poświadcza konsul państwa, w którym dokument ma być użyty. To dłuższa droga, opisana w poradniku o legalizacji dokumentów. Tłumaczenie przysięgłe wykonuje się po zakończeniu legalizacji, razem z pieczęciami legalizacyjnymi.

Sprawdź cenę tłumaczenia dokumentu z apostille